Er is geen wettelijke verplichting voor organisaties, instellingen of bedrijven om de originele VOG of een kopie daarvan te bewaren. Daarmee is het doorgaans niet nodig voor organisaties om de VOG’s van vrijwilligers te bewaren en volgens de AVG is het zelfs niet toegestaan.
Alleen wanneer een organisatie kan aantonen waarom het noodzakelijk is om de VOG’s te bewaren of wanneer vrijwilligers uitdrukkelijk toestemming geven, mag een organisatie de originele VOG’s (of een kopie daarvan) van vrijwilligers bewaren. De organisatie is dan wel verplicht dit zorgvuldig en veilig te doen en op papier te zetten waarom het noodzakelijk is en hoe de veiligheid van de persoonsgegevens geborgd is.
Hoe houd je dan bij wie een VOG heeft?
Om bij te houden of iemand een VOG heeft, kan met namenlijstjes gewerkt worden waar eenvoudig met een vinkje achter een naam aangegeven wordt dat de vrijwilliger de VOG heeft laten zien. De organisatie moet er wel op letten dat de vrijwilliger de originele VOG laat zien en niet een kopie, omdat een kopie van een VOG geen geldigheid heeft. Dergelijke lijsten met persoonsgegevens moeten wel veilig bewaard worden op plaatsen waar alleen de personen die het aangaat toegang toe hebben. Dat betekent dat organisaties in het beleid moeten opnemen waarom het nodig is dat vrijwilligers een VOG laten zien, hoe die persoonsgegeven bewaard worden en wie toegang hebben tot die informatie. Dat is vergelijkbaar met hoe organisaties met hun ledenbestand moeten omgaan.
